Політика конфіденційності

Політика конфіденційності та повідомлення про обробку персональних даних
Редакція від 18 серпня 2026 року

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця Політика визначає порядок збирання, обробки, зберігання, використання, поширення та захисту персональних даних користувачів онлайн-платформи e-phan (далі — Платформа), доступної за адресою https://e-phan.com, а також є повідомленням суб'єкта персональних даних у розумінні статті 12 Закону України «Про захист персональних даних».

1.2. Володільцем персональних даних є ФОП Машин Даниїл Ігорович, РНОКПП 3895410019, адреса: 08340, Україна, Київська обл., с. Гнідин, вул. Шевченка, буд. 53 (далі — Володілець, «ми»).

1.3. Обробка персональних даних здійснюється відповідно до Конституції України, Закону України «Про захист персональних даних», інших нормативно-правових актів України.

1.4. Використовуючи Платформу, реєструючи обліковий запис та надаючи згоду на обробку персональних даних, ви підтверджуєте, що ознайомилися з цією Політикою, розумієте її зміст і погоджуєтеся з умовами обробки ваших персональних даних.

2. ПІДСТАВА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

2.1. Підставою для обробки персональних даних є згода суб'єкта персональних даних на обробку його персональних даних (пункт 1 частини першої статті 11 Закону України «Про захист персональних даних»).

2.2. Згода надається шляхом проставлення відповідної позначки під час реєстрації на Платформі, а щодо цифрових копій документів — додатково шляхом підтвердження запиту в застосунку «Дія» з накладенням Дія.Підпису.

2.3. В окремих випадках обробка здійснюється також на підставі укладення та виконання правочину, стороною якого є суб'єкт персональних даних (пункт 5 частини першої статті 11 зазначеного Закону), — зокрема при сплаті членських і реєстраційних внесків через Платформу.

3. МЕТА ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

3.1. Персональні дані обробляються з метою забезпечення реалізації відносин у сфері спортивного танцю, а саме:

верифікація особи користувача та створення верифікованого облікового запису на Платформі;
ведення бази учасників спільноти спортивного танцю (танцюристів, тренерів, суддів, клубів, організаторів турнірів) та формування персональних сторінок користувачів;
підтвердження віку користувача для допуску до відповідних вікових категорій і класів згідно з правилами змагань;
підтвердження освіти та кваліфікації тренерів і суддів;
ведення обліку спортивних результатів, балів та класифікації, формування електронного документа (класифікаційної книжки) з QR-кодом;
реєстрація користувачів на турніри та інші заходи, формування стартових списків;
облік та адміністрування членських внесків (особистих і клубних), внесків федерацій, реєстраційних зборів, а також підписок на продукти Платформи;
комунікація з користувачем: сервісні повідомлення, сповіщення про заходи, відповіді на звернення;
виконання вимог законодавства, зокрема податкового та про бухгалтерський облік;
забезпечення безпеки Платформи, запобігання зловживанням і несанкціонованому доступу.

3.2. Обробка персональних даних для цілей, не сумісних із зазначеними вище, без окремої згоди суб'єкта персональних даних не здійснюється.

4. СКЛАД ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ, ЩО ОБРОБЛЯЮТЬСЯ

4.1. Дані, які ви надаєте самостійно під час реєстрації та користування Платформою:

прізвище, ім'я та по батькові (у тому числі в латинській транслітерації);
дата народження, стать;
країна та населений пункт проживання;
номер телефону, адреса електронної пошти;
фотографія (аватар) та інші матеріали, які ви розміщуєте у профілі;
відомості про клуб, тренера, спортивний розряд і клас.

4.2. Дані цифрових документів, отримані з вашої згоди через застосунок «Дія» (сервіс «Шеринг»):

паспорт громадянина України у формі ID-картки або біометричний закордонний паспорт: прізвище, ім'я та по батькові, дата і місце народження, стать, громадянство, серія (за наявності) та номер документа, дата видачі та орган, що видав документ, унікальний номер запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (УНЗР);
свідоцтво про народження (для осіб, які не досягли 14 років): прізвище, ім'я та по батькові дитини, дата і місце народження, серія та номер свідоцтва, дата видачі, відомості про батьків;
документи про освіту (для тренерів і суддів): прізвище, ім'я та по батькові, найменування закладу освіти, спеціальність (кваліфікація), серія та номер документа про освіту, дата його видачі.

Разом із зазначеними відомостями ми отримуємо цифрову копію відповідного документа у форматі PDF, підписану кваліфікованим електронним підписом ДП «Дія» та вашим Дія.Підписом.

4.3. Дані про спортивну діяльність: історія участі у змаганнях, результати, нараховані бали, зміни класу та розряду, належність до клубу, зв'язок «тренер — танцюрист», партнерства.

4.4. Дані про розрахунки: сума, призначення, дата і статус платежу, вид внеску, період дії членства чи підписки. Реквізити платіжних карток ми не отримуємо і не зберігаємо — їх обробляє банк-еквайр на своєму боці.

4.5. Технічні дані: IP-адреса, дані про пристрій і браузер, дата й час запитів, службові журнали, файли cookie (розділ 11 цієї Політики).

5. ДЖЕРЕЛА ОТРИМАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

5.1. Персональні дані отримуються:

безпосередньо від суб'єкта персональних даних — під час реєстрації та користування Платформою;
з Єдиного державного вебпорталу електронних послуг (застосунку «Дія») — виключно після підтвердження вами відповідного запиту в застосунку;
від тренера або клубу — у разі реєстрації танцюриста за ініціативою тренера, за умови отримання згоди такого танцюриста або його батьків (законних представників);
від батьків (законних представників) — щодо неповнолітніх користувачів.

6. ОТРИМАННЯ ЦИФРОВИХ КОПІЙ ДОКУМЕНТІВ ЧЕРЕЗ ЗАСТОСУНОК «ДІЯ»

6.1. Платформа інтегрована з Єдиним державним вебпорталом електронних послуг за сценарієм «Шеринг», що дозволяє вам передати нам цифрову копію документа замість його фотографування чи сканування.

6.2. Передача відбувається так:

Платформа формує запит із переліком документів, потрібних для відповідної дії;
запит відображається у вашому застосунку «Дія» — ви бачите, хто і які саме документи запитує;
ви підтверджуєте передачу власним Дія.Підписом; без вашого підтвердження жодні дані нам не передаються;
документи надходять до нашої системи в зашифрованому вигляді та зберігаються у сховищі, недоступному публічно.

6.3. Ми не маємо доступу до вашого облікового запису в застосунку «Дія», не можемо ініціювати передачу даних без вашого підтвердження та не отримуємо документів, які ви не погодилися передати.

6.4. Ви можете не користуватися цим способом і пройти верифікацію в інший доступний на Платформі спосіб.

7. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ ТРЕТІМ ОСОБАМ

7.1. Ми не продаємо персональні дані та не передаємо їх третім особам для цілей реклами.

7.2. Персональні дані можуть передаватися в обсязі, необхідному для досягнення мети обробки:

організаторам турнірів та федераціям — у разі вашої реєстрації на відповідний захід (прізвище, ім'я, дата народження, клуб, клас, категорія);
клубу і тренеру, до яких ви належите, — в обсязі, потрібному для ведення обліку спортсменів;
банку-еквайру та платіжним сервісам — у обсязі, необхідному для проведення платежу;
постачальникам технічних послуг (хостинг, розсилання повідомлень) — виключно на підставі договорів, що передбачають конфіденційність та захист даних;
органам державної влади — у випадках і порядку, встановлених законом.

7.3. Персональні дані, отримані через застосунок «Дія», використовуються виключно для мети, зазначеної в розділі 3, і не передаються третім особам, крім випадків, прямо передбачених законом.

7.4. У разі залучення постачальників послуг, розташованих за межами України, передача здійснюється лише до держав, які забезпечують належний захист персональних даних, або за наявності вашої окремої згоди.

8. СТРОК ЗБЕРІГАННЯ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

8.1. Персональні дані зберігаються протягом строку існування вашого облікового запису на Платформі та трьох років після його видалення, якщо інший строк не встановлений законом.

8.2. Документи та відомості, що підтверджують розрахунки, зберігаються протягом строків, установлених законодавством про бухгалтерський облік та податковим законодавством.

8.3. Після спливу відповідного строку або в разі досягнення мети обробки персональні дані видаляються чи знеособлюються.

9. ЗАХИСТ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

9.1. Ми вживаємо технічних та організаційних заходів захисту, зокрема:

передавання даних захищеним каналом зв'язку (HTTPS/TLS);
зберігання цифрових копій документів у зашифрованому вигляді, у сховищі, яке не є публічно доступним;
розмежування прав доступу — доступ надається лише тим особам, яким він потрібен за обов'язками;
ведення журналів доступу та резервне копіювання;
зобов'язання про нерозголошення для осіб, які мають доступ до персональних даних.

9.2. Ви також відповідаєте за збереження конфіденційності даних для входу до свого облікового запису.

10. ПРАВА СУБ'ЄКТА ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ

10.1. Відповідно до статті 8 Закону України «Про захист персональних даних» ви маєте право:

знати про джерела збирання, місцезнаходження своїх персональних даних, мету їх обробки;
отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних;
на доступ до своїх персональних даних;
отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту відповідь про те, чи обробляються ваші персональні дані, а також отримувати зміст таких даних;
пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних, якщо вони обробляються незаконно чи є недостовірними;
на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати;
звертатися зі скаргами щодо обробки своїх персональних даних до Уповноваженого або до суду;
застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних;
вносити застереження стосовно обмеження права на обробку своїх персональних даних;
відкликати згоду на обробку персональних даних;
знати механізм автоматичної обробки персональних даних;
на захист від автоматизованого рішення, яке має для вас правові наслідки.

10.2. Для реалізації своїх прав надішліть звернення на адресу info@e-phan.com.

10.3. Відкликання згоди. Ви можете відкликати згоду на обробку персональних даних у будь-який час, надіславши відповідне звернення. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, що здійснювалася до такого відкликання, і може унеможливити подальше користування Платформою, якщо обробка даних є необхідною для надання її функціоналу.

11. ФАЙЛИ COOKIE

11.1. Платформа використовує файли cookie та подібні технології для збереження сесії користувача, запам'ятовування налаштувань (зокрема мови інтерфейсу) та забезпечення безпеки.

11.2. Ви можете обмежити або заборонити використання файлів cookie в налаштуваннях свого браузера, однак це може вплинути на працездатність окремих функцій Платформи.

12. ПЕРСОНАЛЬНІ ДАНІ НЕПОВНОЛІТНІХ

12.1. Значна частина учасників спортивного танцю є неповнолітніми. Обробка персональних даних осіб, які не досягли 18 років, здійснюється за згодою їхніх батьків або інших законних представників.

12.2. Батьки (законні представники) мають право отримати доступ до персональних даних дитини, вимагати їх зміни або знищення та відкликати надану згоду.

13. ЗМІНИ ДО ПОЛІТИКИ

13.1. Ми можемо змінювати цю Політику. Чинна редакція завжди розміщується за посиланням https://e-phan.com/privacy із зазначенням дати редакції.

13.2. Про суттєві зміни, що стосуються мети обробки або складу персональних даних, ми повідомляємо користувачів через Платформу або електронною поштою.

14. КОНТАКТНІ ДАНІ

Володілець персональних даних: ФОП Машин Даниїл Ігорович
РНОКПП: 3895410019
Адреса: 08340, Україна, Київська обл., с. Гнідин, вул. Шевченка, буд. 53
Електронна пошта: info@e-phan.com
Телефон: +380506902204

Особа, відповідальна за організацію роботи, пов'язаної із захистом персональних даних:
Машин Даниїл Ігорович
Телефон: +380506902204
Електронна пошта: info@e-phan.com